Managementul unui proiect – PMI-PMBOK sau practică?

Portret-Serban-In-Oglinda-02.jpg

O să încep cu o clarificare, pentru cei care sunt mai puţin informaţi şi vor să ştie ce înseamnă acronimul din titlu.

PMI-PMBOK, înseamnă Project Management Institute – Project Management Body Of Knowledge. Este practic manualul Institutului de Managementul Proiectelor, o colecţie de standarde, cunoştinţe, (body of knowledge înseamnă corp de cunoştinţe), practici şi metode specifice Managementului de proiect şi baza teoretică a studiului pentru certificarea ca PMP Project Management Professional adică Manager de Proiect Profesionist.

Afirmam în articolul „Project Management” că eu consider că examenul de certificare a fost doar un început, un prim pas în lumea Managementului de proiect.

Cam toată viaţa, pot spune că am fost genul de om axat pe găsirea de soluţii. Acum, descopăr că de fapt, sarcina de bază a unui manager de proiect, exact asta este! Să găsească tot timpul soluţii!

Mai direct spus, am luat-o înainte cu practica pe principiul „Văzând şi făcând!”, teoria în viziunea mea fiind ceva de genul „Dacă-i ordin, cu plăcere!”

De aici, cred că mi s-au tras foarte multe „eşecuri”. Am pus între ghilimele pentru că de fapt, mare parte din proiectele pe care le-am considerat o vreme a fi eşecuri, s-au dovedit a fi fost de fapt succese mai lente, cauzate de ocoluri mari şi costuri evident, pe măsura ocolurilor. Poate şi de nerăbdarea mea în a vedea rezultatele „repede-repede”…

Dacă ar fi să mă refer doar la eşecuri reale, cred că sunt foarte puţine. Mai curând pot spune că am avut obstacole mari sau dificultăţi, peste care am trecut cu mare dificultate.

Practica înainte de toate?

O vorbă înţeleaptă, spune că „Un gram de practică, valorează cât o tonă de teorie!”.

Este oare 100% adevărată această vorbă?

Ultimele decenii, încep să scoată în prim plan un adevăr pe care cei mai mulţi îl ignoră: teoria, constă de fapt într-o colecţie de poveşti cu şi despre practică, foarte condensate ca timp.

De altfel, tot Înţeleptul Universal al neamurilor ne învaţă că e contraproductivă „Reinventarea roţii”!

Vreau să pleci de aici după ce termini de citit, măcar cu o învăţătură!

De aceea, o să exemplific cu ceea ce fac eu acum, anume proiectul „Curs Vibraţia Numerelor 01 – Numerograma simplificată”.

Scopul proiectului, este de a realiza un curs „De la Alfa la Omega”, adică, de la zero practic, până la finalizarea sa, care înseamnă bilanţul cursului făcut după ce toată lumea a plecat acasă. Moment după care, managerul de proiect şi trainerul, trag linie şi fac postcalculaţia, evaluează feedback-ul şi felul în care s-a desfăşurat fiecare activitate, valoarea percepută de către studenţi şi orice alt detaliu util pentru următorul eveniment al trainerului, dar, pe de altă parte şi detaliile mai puţin interesante pentru trainer, dar foarte importante pentru managerul de proiect.

Am pornit dezvoltarea acestui proiect de la proiectul făcut pentru susţinerea examenului de certificare. De altfel, scopul declarat a fost exact acesta, de a fi materialul de bază pentru realizarea următorului proiect. Anume, cel despre care vorbesc acum.

Dacă la primul proiect totul era nou şi mă simţeam de parcă aş fi fost în junglă, acum măcar am avut ceva de care să mă agăţ! Datele primului proiect preluate ca atare, m-au ajutat să construiesc ceea ce se numeşte „Baseline”. Din nefericire, termenul fiind de strictă specialitate, în română traducerea poate fi obiectul unei controverse interminabile. Îmi asum totuşi riscul de a traduce prin „Proiect de referinţă”, ceea ce şi este în fapt. Un proiect la care ne raportăm pentru a putea crea o variantă nouă de proiect, dar o variantă IPOTETICĂ.

M-am izbit însă în practică de nevoi particulare, legate de apariţia a noi activităţi în listă, de prioritizarea lor, de managementul resurselor, de utilizarea şi reutilizarea datelor şi a şabloanelor de proiect şi în special a resurselor umane.

Indisponibilitatea resurselor umane este aspectul care se manifestă destul de frecvent, din mai multe cauze. Voi trece peste aceste cauze pentru că mă îndepărtează de subiect.

Pentru a putea estima durata de execuţie a proiectului, aveam nevoie de lista de activităţi (WBS – Work Breakdown Structure) şi de datele din ea, chiar dacă erau în noile condiţii doar simple ipoteze de lucru.

Astfel, riscam să mă împotmolesc tot căutând soluţii la probleme deja rezolvate de alţii, cu mult înaintea mea. Aşa încât…

Teoria contează!

Am avut de ales între a învăţa printr-un proces dinamic de tipul „Încercare şi eroare”, adică să ignor ceea ce se ştie deja şi este verificat în practică SAU…

Să mă apuc să studiez teoria disponibilă, care în fapt este o colecţie de principii şi metode de soluţionare a unui set de situaţii care au fost întâlnite frecvent în practică.

Dacă vrei să aprofundezi, la finalul articolului, pe lângă volumul menţionat, „PRI-PMBOK” îţi mai ofer o resursă importantă, de la Harvard University.

Aşa încât, am reluat procesul de cercetare-documentare şi am parcurs din nou fiecare din cele 5 procese fundamentale care compun un proiect. Potrivit versiunii 2016 a manualului de referinţă, PMBOK, acum se disting 47 de procese, dar această reorganizare este de fapt făcută în cadrul celor 5 procese fundamentale. Pentru mine este cam devreme să merg pe acest nivel de detaliere, care este potrivit proiectelor foarte complexe.

Astfel, simpla revedere a câtorva noţiuni legare de procese şi conexiunile dintre acestea, m-au ajutat să fac un pas mai departe şi să descurc încâlceala de informaţii în care m-am zbătut vreo două zile.

Dincolo de faptul că am revăzut noţiunile de la cursul absolvit, am intrat în contact cu informaţii noi şi de această dată, m-am simţit mai pregătit pentru paşii pe care îi am de făcut în continuare.

Iată un singur exemplu de element nou în WBS: Suportul de curs.

Deoarece este practic un studiu de caz pe care îl poţi studia şi din care te poţi inspira, închei aici şi voi povesti ceva mai amănunţit în alt articol dedicat managementului de proiect, „Ce înseamnă activitate nouă în WBS?

Mulţumesc pentru că ai citit şi dacă tot ai ajuns până aici, distribuie te rog articolul cunoscuţilor tăi, care sunt interesaţi de managementul unui proiect!

Pe curând,

Şerban

BIBLIOGRAFIE SUPLIMENTARĂ:

Managing Projects – Expert Solutions to Everyday Challenges, Harvard Business School Publishing, Boston, Massachusetts, 2006.

– Citit de 37 vizitatori