Buturuga mică: Cum dărâmi un proiect bine gândit?

Grafica articolului "Buturuga mică: Cum dărâmi un proiect bine gândit?"

Bun venit pe blogul meu!

Astăzi, voi continua povestea devenirii mele ca manager de proiect, cu “partea întunecată a lunii”. Pentru că există şi aşa ceva. Întotdeauna există şi o parte a lucrurilor care ne crează dificultăţi, întârzieri, pierderi care (în cazul meu) sunt foarte costisitoare!

Mai la obiect spus, voi povesti despre un eşec dureros şi extrem de costisitor pentru noi şi pentru oricine.

Voi împărţi povestea pe câteva secţiuni, ca să prezint mai organizat situaţia.

SOCOTEALA DE-ACASĂ…

Socoteala “de-acasă”, era frumoasă. După ce am terminat cursul Manager de proiect, mi-am dat seama că trebuie să pun ordine în munca mea. Ca în orice proiect, trebuia să încep de la identificarea problemelor, pentru a putea căuta soluţii. Asta, însemna să am o imagine clară a ce îmi place să fac, a ceea ce ştiu să fac şi a costurilor, pentru a putea identifica modalităţile de optimizare a muncii, stabilirea priorităţilor şi a zonelor înguste.

Când am început să schiţez ce am de făcut, a rezultat clar că trebuie să încep cu foarte multe proiecte de monitorizare, pentru a putea identifica din toate activităţile, pe cele mari consumatoare de timp şi care produc rezultate discutabile şi mai ales, pagube.

Zis şi făcut!

Mi-am pus la punct metodologia de monitorizare şi proiectele au început să se contureze, pe tipuri de activităţi: realizarea produselor informaţionale, grafică digitală, administrare PC-uri, administrare hosting şi domenii, scrierea şi publicarea articolelor, editare video, editare audio, fiind principalele activităţi.

Prin luna februarie 2017, ajunsesem deja la vreo 48 de proiecte la care lucram alternativ.

Planul meu, era să centralizez datele de monitorizare după 6 luni, la finele lui iunie 2017 şi respectiv, la finele lui decembrie 2017 şi, pe baza unui raport şi al unei analize a datelor, să stabilesc care sunt proiectele la care urma să lucrez, pe baza unor priorităţi rezultate din practică şi corelat cu nevolile importante.

Ce am uitat?

Am uitat ceva care avea să mă coste aproape 8 luni de muncă! Am uitat că ar fi trebuit să am un proiect de monitorizare a parametrilor echipamentelor şi componentelor hardware…

SOCOTEALA DIN TÂRG…

E o vorbă la fel de veche, ca cea din titlu: “Prevederea, e mama înţelepciunii!” şi “Aţa se rupe, acolo unde e mai subţire!

Focalizându-mă strict asupra problemelor legate de muncă, de realizarea de produse şi servicii, am neglijat un aspect, care ar fi trebuit să mă preocupe poate, în egală măsură: componentele calculatorului, au şi ele o durată de viaţă limitată.

Aşa se face că, “socoteala din târg”, s-a terminat foarte prost pentru mine. Am suferit o pierdere acolo unde mă aşteptam mai puţin: hard-discul calculatorului pe care lucram, a cedat în dimineaţa zilei de 24 iunie 2017, în timp ce mă pregăteam să fac backupul datelor.

S-a dovedit a fi fost prea târziu! Am pierdut astfel, aproape 8 luni de muncă! Cel mai recent backup, era de la începutul lunii noiembrie 2016!…

Bilanţul pe care urma să îl fac după backup, a devenit un simplu vis. Toate datele adunate în cele aproape 8 luni de muncă, au fost pierdute.

Am rămas cu experienţa, este adevărat; am desprins o lecţie dureroasă, usturătoare şi extrem de costisitoare. Volumul de muncă implicat în culegerea datelor, se cifrează făcând o medie lunară, la peste 1200 de ore de muncă!

Prin urmare, experienţa acumulată în managementul de proiecte în acest moment, se ridică la un total de peste 2700 de ore, dar datele culese şi prelucrate, corespund abia la jumătate din acest timp!

EVALUAREA PIERDERILOR

Sunt până acum 15 luni de muncă investite. La o medie de 180 ore lunar, asta înseamnă 2700 ore de muncă. Considerându-le la 6,15 lei ora (salariul minim net pe economie), asta înseamnă 16600 lei sau circa 3700 euro.

Asta este valoarea datelor şi informaţiilor pe care le deţin acum, fără să iau în calcul cosurile echipamentelor şi a uzurii echipamentelor, costurile cercetării şi instruirii (zeci de mii de ore şi foarte mulţi bani investiţi!)

Poate pierderea cea mai dureroasă, o constituie timpul necesar refacerii proiectelor, care se dovedeşte a fi mult mai mare decât estimam iniţial.

Impactul psihic al pierderilor, este iarăşi un cost dificil de evaluat. Poate doar indirect, prin efectele pe termen lung asupra psihicului…

AU PUTUT FI RECUPERATE PIERDERILE?

Din păcate, am putut recupera abia vreo 30 – 40% din pierderi şi asta cu eforturi exagerat de mari.

Deja am renunţat la ideea de a forţa recuperarea datelor.

Privitor la materialele deja aflate în stadii avansate de realizare, încă îşi aşteaptă rândul.

Există însă materiale a căror recuperare este imposibilă: fotografii, filmări video şi proiecte audio-video. Unele porţiuni de arhivă aveau dublură pe calculatorul soţiei, dar foarte puţin, comparativ cu ce s-a pierdut…

Ce am rezolvat?

O parte bună, constructivă, deşi cumplit de costisitoare, tot a avut şi acest incident. Am trecut la elaborarea unei metodologii de organizare a arhivei, bazată pe frecvenţa modificării fişierelor. Structura de directori a partiţiilor de date, acum reflectă această ierarhizare, funcţie de frecvenţa modificărilor.

Reorganizarea arhivei de date se impunea, vechea structură datând încă din anii ‘90, când arhiva mea avea câţiva gigabytes şi încăpea pe vreo 30 de DVD-uri…

Acum, arhiva numără peste 1,5 TB şi creşterea anuală, depăşeşte 40 GB, chiar în condiţiile în care acum, fac rar filmări video şi sunt şi de scurtă durată.

Astfel, mare parte din timpul lucrat în perioada de după 24 iunie 2017, l-am alocat prefecţionării organizării arhivei, a metodologiilor de backup-restore, diagnoza componentelor hardware şi mai ales, diagnoza şi mentenanţa mediilor de stocare de date.

De la sistemul de operare, la aplicaţiile instalate şi datele rezultate în timpul desfăşurării activităţilor, toate au acum o metodologie verificată şi care îmi asigură cel puţin un coeficient de siguranţă de 95%. Totul este perfectibil, este adevărat, dar cel puţin am pus la punct o metodologie a cărei valoare, depăşeşte cu mult 20.000 lei, evaluată la cel mai mic preţ posibil!

Închei aici şi îţi mulţumesc pentru atenţia acordată!

Îmi exprim speranţa că povestea mea te va pune pe gânduri şi vei căuta să ai o atitudine preventivă, să ţii seama şi de aspectele legate de hardware-ul pe care îl foloseşti în munca ta şi de nevoile de întreţinere a acestuia.

Articole recomandate:

Project management: 1200 de ore de practică

Manager de proiect: Concluzii după 100 de ore de practică

Manager de proiect: După 500 de ore de practică!

– Citit de 17 vizitatori

Lasă-mi părerea ta!